Network Menu

Arrangera en SWEA-träff online

Så här arrangerar du en SWEA-träff online

I dessa oroliga tider, när traditionella aktiviteter inte längre kan äga rum, så har många avdelningar börjat arrangera träffar online. Det är inte alls komplicerat utan kan göras av vem som helst som har en dator, mobil eller iPad.

Ett bra verktyg som SWEA International använder för styrelsens möten och webbinarier är Zoom (https://zoom.us). Det finns givetvis fler olika online-verktyg som Google Hangouts, Webex, Go To Meeting, LifeSize m fl. I denna komma-igång-artikel visar vi steg för steg hur du arrangerar eller deltar i en online-träff med hjälp av Zoom.

Bra att veta om Zoom | Mötesidéer
Att starta en Zoom-träff | Att delta i en Zoom-träff | Mötesfunktioner


Bra att veta om Zoom

swea-komkom-via-zoomZoom har både en gratisversion som man kan ladda ner samt olika betalversioner med större kapacitet.

Gratisversionen fungerar för möten upp till 40 minuter och max 100 deltagare — gott om tid för att hinna prata över t ex en online-kaffe. Man ser varandra på bild och kvalitén är bra. Man kan också investera i ett betalkonto på Zoom som då kostar drygt 150 SEK per månad och kan köpas månad för månad eller på årsbasis.

Zoom är lätt att installera och finns för Mac, PC, iPhone, iPad och Android-telefoner. Man kan delta var man än befinner sig — framför datorn eller i trädgården med mobilen eller paddan i handen.

Med Zoom ser deltagarna varandra via sin kamera och skärm, och hörs via mikrofonen från datorn eller mobilen. Som deltagare kan du välja att inte visa din bild och att stänga av ljudet (ifall det är störande bakgrundsljud tex). När det gäller en online-träff är det givetvis roligast att ses på bild!

Mötesidéer

SWEA-singapore-fikaSWEA-avdelningar har redan använt Zoom för att arrangera träffar för sina medlemmar såsom

  • After work eller Girls Night In
  • Fika
  • Bokklubb
  • Styrelsemöte

Det finns oändliga möjligheter. Vi har tagit instruktioner (hyperlink to article) för hur man kan arrangera fem roliga sällskapslekar och aktiviter via Zoom så som: Zoom pictionary, Zoom trivia, Zoom sång, Zoom charader och Netflix Bingo.

Dela gärna med dig i Facebook-gruppen SWEA Världen vad du och din avdelning arrangerar för att ge andra avdelningar tips om teman kring online-träffar!

Att starta en Zoom-träff

  1. Gå till https://zoom.us/ och skapa ett konto, följ sedan de enkla instruktionerna för att aktivera ditt konto. Kom ihåg att spara ditt användarnamn och lösenord för att logga in till ditt Zoom-konto
  2. När du loggar in kommer du till din profil. Härifrån klickar du Schedule a Meeting i övre högra hörnet för att schemalägga ett möte. Ifall du vill starta en träff på en gång så klicka istället Host a Meeting.
  3. Fyll i alla detaljer under Schedule a Meeting, inklusive ämne, datum, längd (obs om det är fler än 3 deltagare så avslutar Zoom automatiskt efter 40 min om du använder gratis-konto), välj video på/on, välj computer audio. Klicka inte enable join before host ifall du inte vill att deltagarna ska kunna se varandra innan värdinnan har loggat på och officiellt startat mötet. Klicka SAVE-knappen.
  4. Du får nu upp en bekräftelse på din träff, med information som deltagarna behöver inklusive mötes-ID nummer och URL för träffen. Klicka copy the invitation (till höger om Join URL) för att kopiera alla detaljer och skicka ut via email, Evite, eller lägg upp inom er avdelnings Facebook-grupp. Det är viktigt att du har med både möteslänken och mötes-ID i inbjudan.
  5. När det är dags för träffen loggar du som värdinna in i ditt Zoom-konto, går in i din profil (Account, länk höger hörn), klickar in i Meetings (till vänster) och sedan START-knappen brevid ditt möte i vänster-kolumnen.

Om du behöver hjälp med att starta konto så kontakta Sociala medier-gruppen: websocialmedia(Replace this parenthesis with the @ sign)swea.org

Att delta på en Zoom-träff

SWEA-toronto-moteDu behöver inte ha ett eget Zoom konto för att delta i ett Zoom möte, däremot behöver du ladda ner programvaran för att vara med på mötet.

När du får mötes-detaljer så inkluderar detta även en webbaddress till själva mötet, dvs en unik mötes-URL samt en mötes-ID.

  • Ifall du inte har varit med på Zoom tidigare så kommer du behöva ladda ner Zoom. Denna process brukar ta mindre än en minut och påbörjas när du klickar på möteslänken. Webbläsaren kommer nu att automatiskt starta nedladdning av programmet Zoom Launcher. Följ stegen att installera zoom__launcher.exe
  • Om du har varit med på ett Zoom möte tidigare behöver du bara klicka på möteslänken för att starta upp Zoom igen. Nu kommer ett webbläsarfönster upp med frågan om du tillåter att programmet Zoom öppnas. Klicka på Open Link/Öppna länk eller Tillåt/Allow. Du kan även logga in genom att besöka zoom.us, klicka Join a meeting (uppe till höger), ange mötes-ID (finns i inbjudan) och klicka på knappen Join.
  • Om du får en pop-up-fönster med “External Protocol Request” eller liknande, klicka på “Launch Application” och kryssa gärna i eventuell ruta med “Remember my choice”.
  • När Zoom öppnas väljer du Join Audio Conference by Computer för att använda webbkamera och ljud från din dator
  • VIA MOBILEN: Ladda Zoom-appen. Klicka på möteslänken i inbjudan. Om inte mötet öppnas automatiskt fortsätter du enligt nedan:
    1. Öppna Zoom-appen
    2. Bekräfta att du vill öppna sidan i Zoom
    3. Klicka på den stora blå knappen “Join meeting”
    4. Ange Meeting ID, dvs de 9 siffror i mötes-ID som är med i inbjudan, och klicka på den stora blå knappen “Join”

Mötesfunktioner

Längst ner på skärmen har du ditt verktygsfält med följande möjligheter (information från Uppsala Universitets medarbetareportalen):

  • Mute — stäng av/på din mikrofon. Stäng gärna av din mikrofon om du inte ska prata under en period. Den är oftast av när du kliver in i mötet.
  • Start/Stop video — Stäng av/på webbkamera. Du kan stänga av din webbkamera om en långsam internetuppkoppling gör så att bild och/eller ljudet hackar.
  • Invite — för att bjuda in deltagare som inte bjudits in tidigare.
  • (Manage) participants — här kan du se deltagare och bestämma ifall de ska få ha ljud på, webbkamera igång osv.
  • Share Screen — dela med dig av vad som helst via din skärm så att de andra deltagarna kan se – t ex ett worddokument, ett webbfönster eller en presentation.
  • Chat — öppnar chatfönstret där alla deltagare kan skriva meddelanden till varandra. Den kan också fungera för löpande mötesanteckning om alla ska kunna se samtidigt.
  • Record — man kan spela in mötet. Filmen som spelas in blir en fil på din dator. Kom ihåg att fråga mötesdeltagarna om det är OK att du gör detta!
  • Leave/End meeting — avslutar mötet. Om du var den som startade mötet, kan du antingen stänga ner mötet för dig och alla andra, End Meeting for All eller lämna mötet med de andra deltagarna kvar i rummet Leave Meeting. Som deltagare klickar du Leave Meeting för att lämna mötet utan att det påverkar någon annan.

Ifall du är osäker vad det gäller användandet av Zoom så kan du titta på denna instruktionsvideo på engelska:
support.zoom.us/hc/en-us/articles/201362193-How-Do-I-Join-A-Meeting-


Läs även om